系统管理员和系统运维的工作内容好理解，就是在技术上确保企业的IT架构和服务正常运行，为此需要学习如何架设测试和生产环境，如何备份，如何监控，如何选择最合适的技术来实现对业务的支持，如何预防潜在会出现的问题造成服务不稳或中断等。但是，你知道系统管理员需要掌握哪些软技能吗？系统管理员怎样才能减少工作场所中的压力和冲突？下面这篇文章将为你提供一些指导。文章作者Christina Lear是具有十多年系统管理员经验的老运维，她是SAGE的一员，也是Usenix LISA的活跃贡献者。她与Thomas Limoncelli合作撰写了The Practice of System and Network Administration。

　　大多数系统管理员小组时间紧、资金少。这种情况下，要做的头一件事就是，借助自动化、时间管理和组织结构，最充分地利用现有资源。一旦做到了这一点，小组经理就可以改善系统管理员小组在别人心目中的看法和形象，从而争取更多的资源。

　　软技能之一：自动化

　　应对资源缺乏问题的一个好办法是，使那些最耗费时间的任务实现自动化，从而为系统管理员挤出更多的时间。自动化节省时间的途径有两个：一是让任务更迅速地完成，二是确保一致性，从而减少支持电话。

　　不妨先编写一段脚本，让输出的命令可自动执行任务。系统管理员只需要审阅命令以确保正确，编辑命令以用于特殊情况，然后把它们粘贴到命令行中。编写这样的脚本，通常比整个过程实现自动化更容易做到，有望为流程实现进一步的自动化打下基础。

　　与尽可能实现任务的每个方面都自动化的一套庞大系统相比，有助于处理普通情况的一段简单脚本可能更有用。使80%的容易部分实现自动化，把特殊情况留给下一版本的脚本。记下哪些情况需要手动处理、需要做什么事情。

　　寻找厂商提供的可使操作系统安装等任务实现自动化的工具，并积极使用它们。还要弄清楚如何使针对你环境所作的定制工作实现自动化。如果可能的话，使客户经常请求的那些任务实现自动化，并建立一个网页，让这些请求成为自助服务式请求。这个方法不但为系统管理员和客户都节省了时间，而且提高了客户满意度。

　　软技能之二：时间管理

　　想最充分地利用可用资源，另一个办法就是运用各种众所周知的时间管理方法。时间管理意味着明智地运用时间——更聪明地工作，而不是更卖力地工作。系统管理员如何更有效地管理时间，这个话题本身就可以出一本书了。时间管理对系统管理员来说可能特别困难，原因是他们的工作常常受到打扰。为了提高工作效率，重要的是打破这个怪圈。你可以把请求写入到自己的个人待办事项清单，告诉对方你稍后会处理请求，这样可以避免工作受到打扰。要是你没法把请求写下来，那么礼貌地请对方给你发送电子邮件或故障单请求。注意选用对你来说最恰当的措辞，让对方觉得更容易接受。

　　一天当中工作效率最高、最不会受打扰的时间通常是早上，所以不要把这段宝贵时间浪费在收阅邮件上。迅速检查一下监控系统，看看有没有问题；浏览一下邮件，找出标记为“紧急”的邮件。然后编辑你当天的待办事项清单，确定工作事项的轻重缓急；要是事项太多，重新安排一下，把一些不太重要的事项留到下一天。每天的事项尽量排得细化点（比如半小时、一小时、两小时或半天），前提是要适合自己。为当天的待办事项确定轻重缓急，就更容易、更迅速地决定“下一步该怎么做？”把这头一个小时的其余时间用来处理优先级最高的事项。一天结束后，把待办事项清单上仍没有完成的事项重新挪到下一天的待办事项清单上。

　　每次处理一个文件或电子邮件。要是你根本没时间去处理，那看也不要看。每个文件或邮件第一次就要完全处理好，而不是挤成一堆，之后非得重新阅读。你在处理每个文件或邮件时，先看一下，决定是不读就扔掉、读后就扔掉、处理好后扔掉，还是回复后再扔掉？有时候，处理一个文件或邮件意味着要把它记入到待办事项清单中。而有时候，你可以马上回复邮件，或者把回复意见写到纸张文档的空白处，然后交还给发送方。文件或邮件尽量少归档。若有怀疑，就扔掉。

　　使尽可能多的电子邮件处理工作实现自动化。比如说，自动将电子邮件归类到不同文件夹，可按电子邮件列表或论坛、社交网站发来的通知、博客帖子、非垃圾邮件优惠券、最新资讯和厂商的特惠广告来归类。然后确定你想多久扫描那些文件夹，收阅感兴趣的内容，甚至可以设置在某几天后就自动删除。让文件夹将信息保存一段指定的时间（比如保存一周、一个月、两个月、六个月或一年），然后自动删除超过指定时间的邮件。要不断完善和更新你的自动化机制。

　　保持注意力集中。干净的办公桌、干净的电脑桌面、每个任务的虚拟屏幕以及干净的电子邮件信箱，可以减少分心、帮助你集中注意力。禁用电子邮件到达提醒功能也有帮助。安排好收阅电子邮件的时间，而不是立即收阅到达的每封邮件。《清空收件箱》一书作者Merlin Mann给出了清空收件箱、保持收件箱干净的几个秘诀。

　　想方设法减少每项任务所花的时间。自动化是可以做到这点的一个方法。另一个方法是预先想好决定，比如决定：始终在编辑文件之前先备好一份，随身带着个人数字助理（PDA），记下所有请求，更早而不是更晚做小任务，或者何时给打印机添纸。有时候，解决办法很简单，就像在打印机旁边放些备用的墨粉盒，那样不至于为了安装墨粉盒，而将大部分时间耗在跑到远处的库房上。

　　软技能之三：组织结构

　　让系统管理员提高工作效率、少受到干扰，那样可以最充分地利用手头的有限资源。从一项工作换到另一项工作要花时间。系统管理员换着处理的工作越多，浪费的时间就越多，工作效率也就越低下。控制系统管理员在一天当中受到的干扰次数，恐怕是减小压力、提高工作效率的最有效方法。

　　通过改变系统管理员小组的结构，就能做到控制干扰。对系统管理员小组进行划分，以便一线支持人员处理客户要求迅速予以处理的请求。处理起来比较费时间的请求则可以交给二级工作人员。高级系统管理员则负责大型项目，比如创建服务。这样的分工可以确保：你的优先事项与你同事的预期要求相一致，保护正在处理长期项目的人员不会老是受到干扰。听起来像是只有庞大的系统管理员小组才可以这么做，但其实连只有两名系统管理员的小组同样能得益于这个方法。一名系统管理员可以在早上保护另一人不受干扰，而在下午对方反过来可以保护他不受干扰。这个方法就是所谓的彼此保护不受干扰。