1）、唯一性原则
编码必须唯一，一种业务对象不能和另外一种业务对象的编码一样。如果两种不同的业务对象的编码一样，系统可能会将两个不同业务对象的信息资料混在一起，造成信息混乱，失去应有的管理价值。
2）、无意义原则
电脑化管理与手工作业下的编码不同，通常应采“无意义编码”。所谓“无意义编码”，是指在制定编码规则时应将编码中容易变动的属性都去掉，而另以“特征码”来表达这些属性。系统可以依据特征码来分类、处理、汇总，例如用地区码表示客户所在地区，用类别码表示客户类别。
无意义编码不等于完全使用顺序码，也不是完全没有规律，那些不容易变动的属性可以设计在编码中。
3）、不可修改原则
编码一旦被使用就不能再修改。由于编码在数据处理中的相互关联性，一处编码的修改，可能会导致相关联的信息的紊乱。如：打印出来的单据，编码修改前后本该一样的内容却可能不一样。
编码被使用是指该编码被系统中业务功能模块调用，如供应商、物料被采购模块调用。
4）、可扩展性原则
进行编码设计时，不但要考虑现有编码对象的编码，还应考虑留有足够的编码空间，便于以后给新增的业务对象编码。否则会出现新增的业务对象不能按照原有的编码规则进行编码，使得同类业务对象的编码出现凌乱现象。
5）、易编原则
编码工作通常不是一次完成的，比如给物料编码，因为新的物料会不断增加，因此会不断增加新的编码，也就是说编码常常是一种日常性的工作。为此，编码规则要尽量简单，不应该有很多的特例。这样，制定编码方案不会花费太多的时间，也容易对编码进行维护。
6）、使用者为主原则
编码规则应该由最终使用者确定。
在制定编码规则时，应将其提交使用者充分讨论，要充分考虑编码使用者的不同意见，要得到各使用者的认可，至少与主要使用者达成共识。
编码的使用者可能是某些部门，可能是某些岗位，可能是某些具体的工作人员。
7）、继承性原则
如果某些业务对象的编码已在企业内部普遍使用，且符合基本的编码原则，能为使用者普遍接受，可考虑继续使用原有的编码。有些编码原来仅在局部范围内使用，并且不合理就应该坚决摒弃，以免在使用中产生编码冲突、使用误解等情况，给以后的工作带来不利影响。
8）、编码字符原则
编码字符是指用于构成编码的字符。
编码字符一般采用阿拉伯数字，也可以采用全部、或部分英文字母。一般情况下，可以允许使用全部字符；但是对于不同的系统，会有不同的要求；因为为了系统处理的需要，可能部分字符是系统中保留字符，不建议或者禁止使用的字符。
三、编码指南
一）、客户编码
编码方法：常见的部门编码方法有：电话区号法、邮政编码法、行政区划法、关键字法等等。
编码字符：阿拉伯数字和英文大写字母
最大编码长度：各个ERP系统有所区别，建议不要太长。
确定编码方案时常见问题：
1、需要在编码中体现客户分类情况；设置需要把销售员等信息体现到客户编码中；违反了无意思原则；
2、编码长度划分随意；
3、对于编码的可扩展性考虑不足；比如采用电话区号法时，对于国外的一些客户的划分问题，没有考虑，或者考虑过渡。考虑不足等。
编码作业的一般顺序：
1、确定编码小组；
2、确定编码方案；
3、整理客户实体对象；
4、客户实体对象编码；
5、客户编码审核；
6、客户编码录入系统；
7、客户编码核对
编码作业时常见的问题：
1、没有确定编码成员，没有明确责任；
2、多人进行编码，对于整理好的实体对象没有进行核对；导致编码重复或者遗失客户资料信息；导致编码不全面；
3、不进行编码实体对象整理，导致编码混乱；
4、不进行核实；导致录入系统中的数据和原先整理出来的数据不一致；
二）、物料编码
编码方法：物料编码，一般建议企业采用结构化编码方法进行编码；同时物料编码时，还应该考虑对于一些飞库存和虚拟物料的编码空间。
编码字符：阿拉伯数字和英文字符；但是对于O、I、Z由于和数字0、1/、2有相似的地方，建议只用一种，以免使用者混淆。
最大编码长度：各个ERP系统不同有所区别。
确定编码方案时常见问题：
1、编码时，希望把物料的所有属性加入到系统中；
2、用物料图号代替物料编码；物料图号是为图纸使用的；物料编码是为区别物料用的；
3、全部采用顺序编码方法进行编码；
4、把一些容易变动的属性加入到编码中；
5、物料编码长度太长；不容易使用；
6、对于可扩展性考虑不足；导致物料新增加物料出现问题；
编码作业的一般顺序：
1、确定编码小组；并明确各自责职；
2、对编码实体对西拿过进行整理；
3、确定编码方法；
4、进行编码；
5、核对编码；
6、录入到系统；
7、核对录入系统中数据；
8、确定后续的新增物料的流程；
编码作业时常见的问题：
1、不整理就开始顺便编码；
2、仓库中没有的物资就不进行编码；
3、没有确定编码方案
4、没有明确相应的责任人和编码作业完成时间等；
5、没有对编码过程中发现的错误进行考核或者对编码作业完成较好的的进行奖励；即没有调用编码小组成员的编码积极性。
