8．关于会议评审的建议
会议之前要做好各项准备工作，没有准备的会议一般是不会成功的。为了做好会议评审的准备，应该提前3~5天把文档发给评审人员，保证评审人员有足够时间阅读，不强迫评审进度。在会前通过非会议形式如邮件评审、随意评审来消除大部分问题。为节省时间，会议时间应尽可能短，参与人员尽可能少。
正式评审意味着要有批准意见的记录，而正式评审不一定必须通过开会这种形式，即正式评审≠会议评审。对于一些项目来说，如果其他形式的评审能够起到比较好的效果的话，会议评审不是必需的。
会议评审主持人应当做好协调工作，面对面的沟通尤其应当注意心理因素。文档作者应当虚心接受意见、避免争论、不找借口并且不固执己见；评审人员提出的问题应当有根有据，对事不对人、言辞谨慎，有疑问要及时澄清。
为了提高会议效率，要有一个安静的环境。主持人应当随时使大家注意力集中，避免发生跑题。
关于形式与内容的问题，我们以结婚仪式为例。形式的重要性在于向各方宣示这一事件具有重要意义，引起大家重视，包括引起新郎新娘的重视。但仪式一过，新娘就脱下婚纱，不用一辈子穿婚纱。后面的日子不必天天都如此庄重，才有轻松的气氛，这说明了内容比形式更重要。另外，结婚仪式的例子也说明了评审准备或其他形式的与会议评审之间的关系。在结婚仪式上如果主持人问新娘“您愿意嫁给新郎吗？”新娘不出意外会说“愿意！”，而不会说“我还要再考虑一下”或“不，还有些问题没有解决”。
广州每年召开贸易投资洽谈会，每次都引进数千个投资项目，数百亿美元的外资。但这些成果都不是在这几天的会议中就能达成的，而是经过了很多会前会和会后会。这个盛大的聚会只是一种形式，原来谈好的项目在这里进行签约。在这里，新认识的朋友需要进一步的沟通，新找到商机需要在会后进一步的落实。曾仕强先生说：“会而不议，议而不决”。会而不议是说大部分的事项会前已经议好，问题已经基本解决，不需要等到正式开会时再来讨论。会上只要宣布结果，可以大大缩短会议的时间；议而不决是说如果会议上大家对一些事情还有争议，则最好是不要急于形成什么结论。这样一是避免仓促做出决定；二是可以保护双方的面子，容易做好协调工作。
要注意的是做好会议记录，即评审记录和评审报告。为了保证记录的正确性和完整性，应该指定能够理解的人做记录，在记录时最好能说明每条意见的提出人。评审记录和报告要说明问题解决负责人、跟踪人和问题解决时间，并且应当及时发给相关人员签字确认评审记录和报告作为跟踪依据。
最后还要根据评审记录跟踪落实问题的改正，评审会议的成功≠评审成功。只有有效地发现“所有”缺陷，并修改了所有问题才是“评审成功”。
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