成为技术老大项目管理篇14一善假于物(上)

发表于:2018-3-21 10:31  作者:铁棍山药   来源:简书

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  作为一个项目负责人,精细的管控项目进度,管理资源利用,管理对外沟通和预期,工作量还是蛮大的,怎么利用工具来提升效率,是很重要的。
  我拿自己过往使用过的工具,抛砖引玉吧,我认为工具无好坏,适合自己最重要,每个负责人都需要花些精力,找到适合团队的工具;
  下面,分三个方面的工具来说
  1、项目整体管理方面,用于全局角度查看项目的进度、资源投入等情况;
  2、项目沟通方面,用于对内、对外流畅的沟通;
  3、项目总结方面,包括各种文档的整理和总结;
  先说项目整体管理方面,项目负责人需要定期的对项目进行盘点,有一个整体视图,去观察项目的进度和资源投入,从中可以观察出存在的问题,再去改进的。我经常用的是两个Excel表格,没错,是Excel,有点老土了,但是的确很好用。使用的过程中,还可以根据自己的思考,更新Excel模板,让工具不断优化,更直观的反馈出自己感兴趣的问题。
  下面贴一下我在使用的Excel的模板。
  
图1-项目整体进度表
  
图2-项目成员管理表
  下面分别说一下两个模板,图1-项目整体进度表,列出了每个项目的当前进度状态,项目的功能、意义、版本号、时间节点以及每天的进度,非常适合每天站立会的时候去填写一下,每周可以进行一下总结,非常一目了然。
  介绍几个用图1的技巧,一个是颜色标记,大家在图中可以看到完成上线的项目,我标记了绿色,暂停的标记了黑色,如果有延期的项目,标记红色,非常方便大家看清楚当前的进度情况;另一个技巧是描述项目进度,我用时间进度、研发进度和问题三个短句来表述,时间进度和研发进度分别是两个百分比,时间进度就是从项目开始时间到今天占整个项目时间的百分比,研发进度是实际完成的百分比,如果这两个百分比相等,就说明项目进展正常,如果时间进度大于研发进度,说明延期了,就要用一句话说清楚问题;如果时间进度小于研发进度,说明提前完成了;延期的进度,我们也用红颜色标记。
  特别说明一下延期的问题,延期就是项目过程中的意外,需要及时去披露信息和解决,让大家了解具体的问题原因,原因可能是多种多样的,可能是需求的更改,可能是人力的原因,可能是其他项目的突然插入等等,都需要项目相干方一起讨论,看看是否更改项目时间点,或者采取其他补救的措施,这里都需要我们记录下来。
  图1是整个项目的进度概览,我们每周都需要成员填写一下图2-项目成员管理表,图2有三部分构成,成员部分描述了团队基本的结构,小组的负责人、小组构成、成员名称等等,项目部分填写了每个人目前所做的项目名称,这里我用颜色标记了相同的项目,这个项目名称和图1的项目名称保持一致,日期部分填写了这一周的日期列表;
  我们说工具只是外物,我们要善用这些工具达成目标,图1主要是非常清晰、直观的整体预览各个项目的进展情况,让我们可以及时发现问题,方便我们整体协调项目资源和优先级;图2主要是描述了每个项目的人员占用情况。
  这里需要注意,所有的工作都要归属到项目中,对于一个互联网实时在线的产品,每天肯定要处理各种各样用户的反馈,比如订单丢失、注册失败等等,这类项目可以统一到一个运营支持的项目中,我们可以重点关注这个项目,看看每周的人力占比怎么样,如果人力占比很多,每周就要做这个项目的总结,看看产品中存在的问题到底有哪些,哪些需要进行产品迭代或者工具开发,逐步减少这个项目的投入;再比如产品初期,迭代很快,肯定会遗留各种技术债,这些工作也立项去做,一方面让项目其他相干方都知道我们的人投入到哪了,另外,也要关注这些重要但是不紧急的项目,必须得有相应的资源投入。
  项目的意义一定要认真填写,这里反馈了你对整个的项目的一个认知,前面我们说过,以终为始,当我们权衡项目优先级和人力投入的时候,需要认真的去思考项目的意义和目标。
  总结一下,一切都是项目,关注什么就记录什么,记录下来才能不断反思改进。
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