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Word应用技巧拾零

上一篇 / 下一篇 2007-04-05 13:09:56 / 天气: 冷 / 心情: 平静 / 个人分类：生活

1.减肥。很简单，就是将编辑完成的文档另存为一个新文件然后保存，发现文档竟然一下子“瘦”了好几成（主要是指第一次创建文档并有较多的图片时，此外相同情况下OFFICE系列其它格式的文档也会出现这种情况）。应用这个技巧比压缩要省事得多。

2.特殊符号的输入。一提起特殊符号的输入，熟悉word操作的朋友自然就会想到利用“插入”菜单中的“符号”项来进行选择。相信很多朋友在打字时都很喜欢用智能ABC输入法，其实这种输入法本身就自带了很多的特殊符号，使用方法是用鼠标右键点击该输入法状态最右边的软键盘图标处（如图1），就会出现很多选项，包括单位符号，注音符号，数学符号，数学序号，拼音等13项。选取相应的选项然后出现特殊符号的软键盘，就可以直接用鼠标进行选择并输入了；想关闭输入就直接用鼠标左键点击键盘图标处。使用这种方法的好处是操作比较简便，另外有很多在“插入”选单的符号表上没有的符号也可以在这儿找到。51Testing软件测试网Y QK+HKWr

3.自定义新符号。虽然word中有很多符号可以直接挑选使用，但总是感觉不够用，例如要作弧线，这时就只有通过自己来定做了。定做新符号实际上就是使用word图片来进行创作，具体操作起来还是比较简单的，本文以定做弧线为例简单地说明其过程。

首先在“插入”菜单中选择“对象”，然后在弹出的对话框中选择“新建”栏中的“Microsoft Word图片”项并双击，这样就到了图片的编辑区中，下面就可以直接在该区中绘制一段圆弧。在圆弧下面做一个文本框写上要写的圆弧文字，然后将图片调整到合适的大小就OK了。在选择制作Microsoft Word图片时，最好将“浮于文字上方”这个复选框不要选上。依此方法就可以自己定义各种比较特殊而又要用到的符号了。如果该符号需经常用到，也可以加入到自动图文集中或者将上述过程用宏的方式记录下来并放到工具栏中，

以后想用的时候就可以直接在工具栏中选取了。

4.输入音标符号。在文字处理中有时需要输入英文的音标，在word自带的符号表中也有少量的音标符号，但是不全。在金山词霸中有全部音标的字体（常用软件，相信大家都在用吧），要正确输入音标符号，需要安装金山词霸的新字体。具体安装操作步骤是首先打开控制面板，点击“字体”，会出现很多以前已经安装过的字体。此时点“文件”选单，选择“安装新字体”项，然后选择金山词霸的安装光盘，打开后就将在字体清单上出现Kingsoft Phonetic（TureType），点击“确定”就搞定了。此后如果在word中输入音标就将word中字体处的下拉框选上Kingsoft Phonetic（TureType）字体，然后用大写字体就可以正确输入了；如果嫌麻烦就直接打开该字体文档，然后找到所需音标符号把它拷贝粘贴在word文件中也可以。此外重音符号用键盘输入CTL+’来完成。

汉字的拼音输入可以按照技巧2中介绍的方法，选择拼音项就会出现拼音符号，然后直接在软件盘上选择输入就可以实现了。51Testing软件测试网mSvQ X

5.利用快捷键。利用快捷键就是为了快捷，虽然能很容易做到到，却给word操作带来极大的方便。例如要从word文件菜单列表中清除文档，按住CTRL+ALT+-键，鼠标箭头就会变成黑色的减号，然后打开文件菜单，选择需要清除的文档点击一下，文件名就会从菜单中消失，这样别人就无法知道你最近打开的文档了。此外，这个组合键还可以从菜单清除某个选项，具体方法与上述一样，其他比较有用的快捷键如下：51Testing软件测试网EH?hj#b

F4或CTRL+Y重复上一个操作51Testing软件测试网"m-N|KkP.H{

CTRL+Z取消上一个操作

CTRL+2 2倍行距。此处的2也可以为1和5，分别表示单倍行距和1.5行距

CTRL+SHIFT+ALT+?上下颠倒的问号

CTRL+SHIFT+ALT+！上下颠倒的感叹号

CTRL+ ALT+C版权号

CTRL+ ALT+R注册商标号

CTRL+ ALT+T商标号

ALT+SHIFT+D自动加入时间

Word应用技巧：巧用分节符

在Word的6.0至Word 2002版本中，我们每次开启一个新的空白文档时，都可以在Word窗口的左下角发现"1页1节"的字样。由此颐强梢灾溃诖宋牡抵校话桓?节"。那么，什么是"节"呢？

所谓的"节"，就是Word用来划分文档的一种方式。之所以引入"节"的概念，是因为我们在编辑文档的时候，有时并不是从头到尾所有的页面都采用相同的外观。例如，在某些文档中，可能会使用较宽的表格，这时我们就希望这个带有表格文档的页面可以进行"旋转"，以便能够取得更好的显示效果。这时候就需要利用"分节"的技术，来控制某个特定页面的版式属性。本文就以Word的最新版本Word 2002为例，跟大家讨论一下有关"节"的方方面面。 51Testing软件测试网N1|:XC2| X

分节符所包含的信息

分节符可以包含以下信息:页面方向(横向或纵向)、页边距、分栏状态、纵向对齐方式、行号、页眉和页脚样式、页码、纸型大小及纸张来源。

插入分节符

插入分节符的办法为，选择"插入"*"分隔符"，弹出"分节符"对话框。然后选择合适的分节符类型，点击"确定"按钮即可。注意:我们可以把分节符当作一种隐藏的代码，它包含了所在的位置之前页面的各种信息(注意:一定是其所在位置之前的，用户在删除分节符的时候，了解这一概念非常必要)。 51Testing软件测试网2zk(gG6d-l'f

让分节符现形

插入了分节符之后，您很可能看不到它。因为在我们最常用的"页面"视图模式下，通常是看不到分节符的。这时，我们可以单击"常用"工具栏上的"显示/隐藏编辑标记"按钮，让分节符现出原形。在文档中显示的分节符如图2所示。从图2可以看出，分节符使用双行的虚线表示，同时括号里注明了该分节符的类型。

了解分节符的类型

在Word 2002中有4种分节符可供选择，它们分别是"下一页"、"连续"、"奇数页"和"偶数页"选项。下面就一一介绍各个分节符的具体作用。

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在插入此分节符的地方，Word会强制分页，新的"节"从下一页开始。如果要在不同页面上分别应用不同的页码样式、页眉和页脚文字，以及想改变页面的纸张方向、纵向对齐方式或者纸型，应该使用这种分节符。

连续

插入"连续"分节符后，文档不会被强制分页。但是，如果"连续"分节符前后的页面设置不同，例如纸型和纸张走向等，即使选择使用"连续"分节符，Word也会在分节符处强制文档分页。而"连续"分节符的作用，主要是帮助用户在同一页面上创建不同的分栏样式或不同的页边距大小。尤其是当我们要创建报纸样式的分栏时，更需要连续分节符的帮助(分栏效果如图3所示)。

当然，使用Word 6.0到Word 2002版本的用户在设置报纸分栏时，并不需要手工插入分节符。用户只需选定需要分栏的段落，然后选择合适的分栏数量即可，Word会自动在这些段落的前后插入连续分节符。如果需要取消分栏，可以直接删除相关分节符，这比重新设置分栏要容易得多。

奇数页

在插入"奇数页"分节符之后，新的一节会从其后的第一个奇数页面开始(以页码编号为准)。在编辑长篇文稿，尤其是书稿时，人们一般习惯将新的章节题目排在奇数页，此时即可使用"奇数页"分节符。注意:如果上一章节结束的位置是一个奇数页，也不必强制插入一个空白页。在插入"奇数页"分节符后，Word会自动在相应位置留出空白页。

偶数页 51Testing软件测试网0I OA+b)te

"偶数页"分节符的功能与奇数页的类似，只不过是后面的一节从偶数页开始，在此不再赘述。

改变分节符属性

插入分节符之后，如果需要改变其属性，无需删除该分节符并重新插入新的分节符。您可以把光标放置在需要改变分节符属性的"节"中(即分节符前面的任意位置)，然后选择"文件"*"页面设置"，在"页面设置"对话框中选择"版式"选项卡，在"节的起始位置"选项中，选择新的起始位置即可(如图4所示)。 51Testing软件测试网5O nw-u4HS^

删除分节符

在需要对分节符进行删除的时候，要注意分节符中所保存的版式信息影响的是其前面的文字，而不是后面的。这一点请大家一定要记牢，不然在删除时容易选错删除对象，而把编辑好的文档弄得面目全非。

如果需要一次性删除文档中所有的分节符，可以使用Word 2002的"查找替换"功能。在"查找和替换"对话框中的"查找内容"选项中填写"^b"(这2个字符代表分节符)，也可以单击"高级"按钮，在"特殊字符"列表中选取"分节符"选项，并替换为空，然后点击"全部替换"按钮，文档中所有的分节符即可全部删除(如图5所示)。

值得注意的是，在删除分节符时，该分节符前面的文字会依照分节符后面的文字版式进行重新排版。例如，如果把一篇文档分为两个小节，第一小节分两栏，第二小节分三栏。此时如果删除它们之间的分节符，那么整篇文档就会变成三栏版式。

利用分节符进行快速排版 51Testing软件测试网S:Q4{.P*yS

分节符是排版的好帮手，不过它的作用可能并不局限于我们通常所想象的那些。例如，用户可以把设定好版式的分节符保存在自动图文集中，这样在以后使用时，直接插入该自动条目即可，省去了许多繁琐的排版工作。另外，如果需要在一个新的小节运用前面某个小节的版式(例如纸型及纸张方向等)，可以进入"普通"视图模式，复制包含前面小节排版信息的分节符，然后把它粘贴到需要设定同样版式的段落后。这样，新分节符上方的文字也自动遵循同样的版式。还有一点要提醒大家，如果您使用复制粘贴的方式复制或移动文字，而复制的文字中包含分节符，那么当该段文字被粘贴后，文档中位于新粘贴文字前面的文字也将按新粘贴文字中分节符所规定的版式进行排列。另外，由于在Word文档中，最后一小节的版式信息保存在文档的最后一个回车符中，所以当把最后一段连同回车符复制粘贴到文档的其他小节中时，最后一小节的版式同样会影响所粘贴文字前面的内容。

Word应用技巧：处理大型文档的命令和技巧51Testing软件测试网aR _G.`

在处理一般的Word文档时，我们并不会特别注意到页眉页脚等功能。但是，对于大型文档来说它们可都是无价之宝。好几十页的一篇东西，如果你把它打印出来之后搞乱了各页的次序……天！想想后果吧。但要是有了页眉和页脚，重新按次序整理将非常Easy。

　　上期，我们介绍了“页眉”、“页脚”以及“高级页号”等内容，您学会了吗？处理大型Word文档，除了以上方法，还有更多技巧，请看：

　　用标题分割内容

　　创建大型Word文档时，最好用标题把包含不同主题的页面分割开来。使用标题方便阅读者分层次阅读文档，使得他们能够很容易地找到各个主题。

　　要格式化标题，最简单的方法是使用样式，比如默认标题样式“标题1”、“标题2”等。用样式格式化标题时，你可以很容易地得到文档内容目录。

　　要把样式应用到标题，请先用鼠标选中标题文字，然后从“格式”工具条的“样式”下拉列表框选择样式。如果你找不到自己想要的样式，点击样式下拉列表的时候按住“Shift键”就可以显示出完整的样式清单。如果要把文字格式转化成三种主要的标题样式——“标题1”、“标题2”、“标题3”的话，你可直接使用键盘快捷方式，它们分别是：“Ctrl+Alt+1”、“Ctrl+Alt+2”、“Ctrl+Alt+3”(如图1)。

　　用默认样式格式化标题的优点之一在于它有生成内容目录的能力。要生成内容目录，你只需把光标移到要插入目录的位置(通常是文档开头)，然后选择菜单“插入/索引和目录”，选择“目录”选项卡，点击“确定”按钮。Word将自动在光标所在位置插入一个目录。

　　用结构图快速导航

　　用样式格式化文档标题的另外一个优点在于，我们可以方便地利用文档结构图进行快速导航。要查看文档结构图，请选择菜单“视图/文档结构图”，此时屏幕的左边就会显示出文档的标题列表。点击这个列表中的任意一个标题，文档主编辑区就会自动转到该标题所在位置。

　　如果你使用的是Word 2000，大型文档既可以用内容目录导航，也可以用文档结构图导航。内容目录中的每一项都是指向文档中相应标题的超级链接，点击任意一项你就可以转到文档的相应部分。要快速返回文档的开头，你只要按下“Ctrl+Home”键即可。

　　导航大型文档的另外一种方法是使用“编辑”菜单的“查找”功能查找特定的文字。例如，假设你要查找文档中介绍“购机选择”的那一部分，你可以直接搜索“购机选择”这几个字。倘若文档中这几个字出现次数不是很多，在“查找和替换”对话框中你可以点击“查找”以及“查找下一次”按钮查找单词的下一次匹配，找到正确的位置之后点击“取消”按钮即可。

　　为图形加上题注

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