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如何开好会议?

上一篇 / 下一篇  2007-06-04 17:59:32 / 个人分类:转载及评论

瀚森化工工业树脂事业部  中国区总经理耿人健

 

   董事长请教新上任的总经理:“过去召集部门经理开会,他们老是心不在焉,这种会风怎么整顿?”“这好办,”总经理胸有成竹地说,“撤掉会议记录员,立出新规矩,在会议结束时才宣布由哪位负责记录。”这是一则笑话,却蕴含着深刻的道理。你也许会说上班的人谁没有开过会?又有谁不会开会呢?!的确,开会不难开,而开好会却不易。

 

经常开会的人会觉得开会费时费力费心,但你细想过没有,开会的成本到底有哪些呢?你也许会说无非是场地和设施租用费,差旅费,食宿费,文件费。其实这些只是直接成本。会议的成本还包括时间成本和间接损失成本!时间成本等于与会者平均每小时的薪水乘以与会者人数再乘以他们投入的时间,这些时间包括会议的准备时间,与会者的旅行时间以及会议本身所消耗的时间。间接损失成本指的是,由于会议原因与会者不得不离开自己的工作岗位,从而造成公司管理效率的下降。例如,没有及时接听客户的电话而损失定单,不及时处理客户的投诉使得客户满意度降低,不及时处理突发事件乃至造成停工停产等严重事故。

 

由此看来,开会的成本还真的不少。为此,要谨慎召集开会。召集开会前你要认真地问自己三个问题:能不能不开本次会议?能不能与别的会议合并在一起召开?有没有其它方式可以代替本次开会?三个问题的回答只要有一项是肯定的,就坚决取消本次开会。

 

仔细想来,会议无非分两类:信息发布型会议和讨论型会议。信息发布型会议比较简单,与会者往往只做听众即可,事实上这类的会议意义不大,通过其它信息传播途径如传真或电子邮件即可达到目的,所以应该少开乃至不开。讨论型会议是为了做出决定或解决问题,相对复杂一些,笔者在这里着重想与大家探讨这类会议的准备、过程控制和一些注意事项。

 

说到会议的准备,指的是精心地策划和组织会议。召集开会要有明确的目的和议题。确定议题时要把战略议题和运营议题分开,否则会议议程常常会被日常的运营问题所“淹没”,而留给讨论重大战略议题的时间太少。如果能针对运营和战略议题分别召开会议,就可以避免这种现象。其次,会议的议题不宜太多,不要试图在一次会议上解决所有的问题。如果想一次解决太多的问题很可能会造成什么问题都涉及但谈不透,结果可能什么问题都没解决。通过对问题进行分析和排序,找出紧急而又重要的前三个就足够了,由此纳入会议的议题。

 

议题确定后给每个议题限定时间进而形成会议的议程,以便准时开始准时结束。个别员工会议迟到,你也应按预定时间准时开始会议,这样你就以实际行动来说明你言出必行。会议议程确定之后,就要决定需要哪些人来参加会议。一般来说可参加也可不参加的人干脆不要邀请。相关的会议资料准备好之后要提早发给与会者,让大家有充分的时间思考和准备。

 

再谈谈会议的过程控制。会议开始时应由主持人说明会议的目的和期望,明确谁做会议记录和谁协助控制时间,并说明会议的规范,如关闭手机和电脑的网络连接以避免打扰会议的正常进行。议题讨论的流程是提出问题,交流信息,产生主意,做决定、确认行动并进行总结。会议主持人的首要任务是紧扣会议议题,防止跑题和偏题。为此要鼓励畅所欲言,但不能先做结论性的发言,更不能随意否定和嘲笑别人的观点。多数情况下要公开称赞但私下批评。

 

所有与会者都要准备在会上发言。试想想,领导邀请你开会,绝对不是只要你来做听众的。相反,你一定要发言,对会议有所贡献。要把开会当作表现你能力绝佳的机会,你的业务能力、表达能力、人际能力、应变能力都能在开会中表现出来。议题的讨论可以采取头脑风暴法:准备一块写字板,把大家提出的建议逐条列出来,防止讨论跑题而且事半功倍。发言时要注意些什么呢?实事求是,切中要害。从重要部分说起,有逻辑、简单清晰地表达观点。发言不能跟前面的人重复。暂时未发言的与会者要积极倾听、思考、提问并参与讨论。会议主持人要善于管理各种不同的意见,并对各种意见进行平衡。要提醒的是,讨论议题的目的是为了决策,而不要陷于讨论的怪圈,所谓“议而不决”。会议结束时,主持人一定要与全体与会者确认会议的结论。

 

会议的注意事项很多。这里谈谈三个普遍存在重要问题。其一,开会的过程中有时某些与会者在下面开小会。你大可不必动怒。只要你停止讲话,目视他们,他们的窃窃私语就会完全暴露出来,一般来说会马上结束自己的小会。如果他们置若罔闻,你可以明确地询问他们,是否有更好的见解可以讲出来让大家分享。就此,你可以规定以后的会议中,如果需要私下协商可以通过纸条传递,而不允许窃窃私语!其二,关于会议记录,如果怕自己记录不全重要的观点或结论,可以用录音笔录下来,会后再整理。一份好的会议记录应该包括日期、时间、会议地点、参加者名单、缺席者名单、会议主持人、记录人、每项议题、主要观点和结论。会议记录不要“一记了之”,而要发给与会者和因故缺席者。其三,看一次会议是否成功,标志是会议是否产生了切实可行的决定。因此,会议结束时要总结会议的主要决定和行动方案,明确各项任务的责任人及完成时间,并确定由谁进行督促和检查实施的情况。

 

总之,想要开好会,必须从会议的数量和质量上进行控制。开会做决策,功夫在会外。平时应该靠完善“水平沟通、垂直汇报、督导执行”的管理体系尽量减少会议的次数。在不得不要召集开会的情况下,会前做到充分准备,最好由当事的双方或几方在会前就议题讨论几种解决方式,然后在会上进行确认。这样可以减少会上讨论的时间,有利于开成每一个高效的会议。

(本文拟发表于《上海经理人志》2007年第6期“CEO专栏”,作者为本人MBA同学,感谢作者提供文章跟大家分享。)


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