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你是时间的俘虏吗

上一篇 / 下一篇  2007-06-04 17:57:20 / 个人分类:转载及评论

瀚森化工工业树脂事业部  中国区总经理耿人健

 

信息时代赋予我们许多新的工作工具,尤其是手机和电脑,由此也出了一个新词儿“Knowledge Worker”,直译为“知识工作者”。“知识工作者”跟扛麻袋的工人本质上没有太大差别,只不过使用的工具和工作方式不一样而已。工人的麻袋休息时就可以从肩膀上卸下,但现如今的很多知识工作者却时刻被手机短信、电话和电子邮件所困扰乃至被它们俘虏。说到邮件,我给电子邮件泛滥的现象起了一个名字,叫“邮件森林”,就是说,有的人每天收到上百封邮件要处理,实际上已经力所不能及,就象在森林里天旋地转、迷失了方向。倘若管理得当,这样的事情是可以减少乃至避免的。要知道,电子邮件里没有既重要又紧急的事情。如果真的是很紧急的事情,人们也不会用电子邮件来进行沟通了。从本质上说,时间是一种资源,善用时间是一种投资。那么,如何做才能有效地管理自己的工作时间呢?

 

其一是合理排序并灵活处理。若将自己手头的工作任务按照轻重缓急进行列单并排序,平时把注意力集中在那些重要且不紧急事情的计划和准备上,这样可以减少来自紧急且重要的事情的压力。一般来说,只将时间的5070%计划好,其余的3050%属于灵活时间,这样一方面可以用来应对各种打扰和无法预期的事情,另一方面可以腾出时间来思考,防止“碌碌无为”。

 

其二是协调安排并用好8020原则。将零散的工作统一集中处理。外出办事时,看看工作任务清单中是否还有其他事情可以一并解决。拜访某地的客户时,要提前想好是否有临近的客户需要拜访或服务,尽可能一次多处理些事情。“80%收益来自20%的客户”的道理早已不是什么秘密。把这个原则用在时间管理上,就是要把精力用在最见成效的地方,所谓“好钢用在刀刃上”。这样可以抓住重点,远离琐碎。

 

其三是格式化并常做记录。对重复性工作,要设置成常规的工作方式。借助电脑制作一些常用的格式和表格,提前予以格式化,可以节省不少时间。电子邮件的地址列表和邮件组也有类似的功效。要随身携带纸和笔以做记录。生活中有很多琐事会扰乱我们对重要事件的记忆。要把随时想起来的琐事记录下来,让脑子轻松一些,以后再集中处理。

 

其四是养成“现在就做”和“先思考后做”的习惯。许多人习惯于花费很多时间“进入状态”,却不知状态是做出来而非等出来的。想好以后再打电话。如果涉及的事情多,可以简单写下来,使之有条理。

  

 其五是积极的休息。加班是一种坏习惯,把白天未完成的工作带回家者更甚。要知道,一天24小时只是人为的划分,即使改为一天48小时,要加班的人照样还要加班。遵循你的生物钟,把办事效率最佳的时间用在优先要办的重要事情上。在疲劳之前休息片刻,既避免了因过度疲劳导致的超时休息,又可使自己始终保持较好的“竞技状态”,从而大大提高工作效率。

 

总之,对待时间就要像经营企业一样,时刻要有一个“成本”的观念,做到“有计划,会安排”。进行时间管理的实质是自我管理,需要你订立目标、权衡轻重、妥善分配时间、自我约束并持之以恒。最后,有句话送给各位,与大家共勉:每个人生命的长度不能由自己掌控,但通过善用时间提高效率,也就相当于增加了生命的宽度和深度,生命也定会由此绽放出更多的光彩。

(本文发表于《上海经理人志》2007年第4期“CEO专栏”,作者是本人的MBA同学,感谢作者提供文章与大家分享)

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