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《测试路上你问我答》(81)是不是所有问题都可以通过某种清单去解决?

上一篇 / 下一篇  2017-09-03 22:42:16

【背景】

很久以前,在团队里分享时间管理的概念,说到 GTD 里的 To-do-list 时,就有人问了我一个问题,“是不是所有事情都可以加入待办事项清单里?”我当时的回答是一个不确定的 No,为什么是不确定的呢,因为当时的我,能够确定的只是 To-do-list 这种清单可以提醒我们一些待办事项,减轻大脑记忆负担,而心里对于其他很多复杂的行为或场景,只是模糊地觉得可能也可以转化成类似清单的形式,但并不确定。

【你问】

是不是所有问题都可以通过某种清单去解决?

【我答】

现在,我可以相对清晰地回答这个问题了,原因很简单,我这个周末听成甲解读了《清单革命》这本书。

在学习和应用 GTD 的过程中,我们每时每刻都在接触的 To-do-list,映射到这本书里,其实就是最简单的“执行清单”,它就是用来处理简单问题的,主要功能就是提醒我们,以避免遗忘。因为人类的大脑容量是有限的,更加有限的还有精力和选择力,我们不可能记住所有的事情,更不可能完全依赖大脑在事情开始做的时候再去实时查询记忆或经验,从而得出正确的、完整的步骤。

所以 GTD 理念中,第一步就是要求我们“清空”大脑,将里面所有想做的、要做的、不得不做的所有 Things 都写在纸上,都扔到一个叫做“收集箱”(Inbox)的东西里,再通过一些方法,将其归入不同类别的清单里去。

这里,引入成甲从书中提炼出来的两个理由:

(1)外包:把大脑不擅长的记忆的工作外包给清单,解放脑力。

(2)可靠:把工作流程从依靠回忆和经验,变成了一种可视化的强制约束,从而确保不论在什么情况下,都能保证重要的环节不被遗漏。

另外一种,我们在日常工作中经常用到的一种清单,比如上线时的验证测试检查清单,比如现网客户问题的排查清单,都相比简单问题要来的复杂,清单里不仅仅是一些毫无关联的 Action,而是相互之间有着逻辑联系的 Step 了,我们通常称之为 Checklist。

它在本书中也有对应的类别,那就是处理“复杂问题”所采用的“核查清单”,复杂问题的程序多、专业性强,很容易遗漏重要环节,而“核查清单”能确保每个基础而重要的步骤不会被遗漏。

这本书里提到的最后一个清单组合,从作者的角度来看:

它就是处理“极端复杂问题”所采用的“核查清单” + “沟通清单”。作者认为,我们除了用“核查清单”来确保复杂问题各个环节被注意到,以确保跨领域、跨部门的工作顺利完成,还要用“沟通清单”来应对过程中没有预料到的不确定问题,以确保问题和隐患能够及时地被发现和排除。

而从我的角度来看,它从理论的层面帮助我印证了一个一直以来有些模糊的想法,就是70%的问题,其实都可以通过清单去解决和避免再次发生,这个后续会有相关的 Action 去摸索印证。

最后,附上文中关于如何制作一份有效清单的原则。

1. 设计,要简洁、高效、可测

(1)简洁:不要面面俱到,找到需要提醒我们的关键内容。

(2)高效:以效果为导向,强调清单的效果。

(3)可测:清单要具体,要有可操作性,其效果应该能进行观测,并由此改进。

2. 执行,要设置明确的检查点

检查点是指提前安排某个节点或者某个情况下要使用指定的清单。

(1)在任务发生前,设置检查点

(2)任务执行过程中,设置检查点

(3)意外情况发生时,设置检查点

3. 更新,要根据实际情况不断更新

清单必须不断地符合实际情况,与时俱进。

《测试路上你问我答》里的 Q&A 81,如果是你要的,甚好!如果不是,你问,我答!


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  • 更新时间: 2017-09-19

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