工作邮件谨防5大乌龙
上一篇 / 下一篇 2011-08-09 15:16:52 / 个人分类：职场话题
电子邮件作为职场人日常工作中的重要组成部分不可获缺，但面对重要的电子邮件，职场人偶尔还是会犯“混”，犯下一些不自知的错误。但发出去的邮件就像泼出去的水，覆水难收，严重的错误还会影响到工作，从而造成不必要的损失。日前，在前程无忧论坛（bbs.51job.com）上，就有网友讨论了发送工作邮件时经常会犯的“乌龙事”，其中“写邮件时遗漏附件”是网友最常犯的错误（见下表），有77%的网友曾闹过这个“乌龙”。以下，让我们听听几个网友的典型写邮件时遭遇的“乌龙事”。
表：写工作邮件时最常闹的五大“乌龙”
数据来源：51job
乌龙1：说好的附件不见了
正式上班的第一个星期，我便赶鸭子上架似地恶补了Office软件知识，因为我还是第一次接触Outlook，所以免不了发生一些“乌龙事件”。有一次，我发送邮件时要带上个附件，问题就来了：等我写上标题，写好了正文，检查了收件人、抄送密送等各个环节后，自以为万无一失地寄出去了，却唯独漏了附件！并且我还在正文里郑重其事地写道“详情请看附件”，那真是尴尬，只好重新再发一遍邮件，但这样的邮件会给同事和上司留下不谨慎的印象。写工作邮件也能反映出个人工作能力，透过工作邮件能看出一个人做事是否严谨踏实，所以发送邮件之前，每个地方都要细心检查，不要一味地追求速度，毕竟“欲速则不达”嘛！
Tips（关于附件）：1、如果工作邮件中带有附件，应在正文中提示收件人查看附件；2、当邮件带有多个附件时，应在正文中对各个附件的内容作简要说明；3、附件数目不宜超过4个，当附件数目较多时应打包压缩成一个文件；4、由于不少企业对邮件的附件大小设限，因此附件总容量一般不宜超过3MB，如果容量过大，应分割成几个小文件分别发送；5、如附件是特殊格式的文件，因在正文中说明打开方式，以免影响收件人使用。
乌龙2：不该回复所有人的却回复了
最近我们部门正和公司其他部门商讨有关EDM产品的项目合作，由我们提供内容支持，技术开发的人员负责制作与发送，而市场公关人员则在其中牵线搭桥。我是代表我们部门的直接负责人，平时只与市场公关部直接负责该产品的员工Moore联络较多，与其他部门负责该项目的同事则接触较少。三方合力，产品终于正式上线了，Moore给涉及该项目的三个部门的几位直接负责人群发邮件以通知，并表示感谢。我身在其中，也得回礼吧，于是回复邮件感谢了Moore。结果，邮件刚发出去，我喜悦的心就凉了半截——本只打算发给他一人的邮件被我错按成了“回复全部”，而邮件抬头却只提了“Moore”，这下让我好不尴尬！特别是我在邮件里还提到了我俩在合作初商议的具体事宜，而其中部分事宜本是我俩私下统一口径、不对其他技术开发人员公开的……
Tips（关于回复技巧）：1、及时回复邮件。收到他人的重要电子邮件后，理想的回复时间是2小时内。对于一些优先级低的邮件的回复一般不要超过24小时。如果你在出差或休假，应该设定自动回复功能提示发件人，以免影响工作；2、区分“答复发件人”和“全部答复”。如果只需要收件人单独知晓的事，或你对发件人的邮件提出异议，单独回复给发件人即可；如果你对发件人提出的要求作出了结论性响应，应该“答复全部”。在点击“回复全部”前，要三思而行！
乌龙3：邮件正文的抬头写错
工作数年，自恃对Outlook很熟悉，所以有一次经理让我发合作协议样本给多个合作伙伴的时候我就大意了。因为协议样本都相同，整封邮件的内容描述和措辞也都相同，所以发完几封邮件之后，我就把这个流程视为机械性操作，脑子也不动地换了一下收件人，就按下了发送键。
这一发送出去，我才突然想起来，由于直接拷贝了上一封邮件的内容，在邮件正文中的抬头上赫然写着上一封收件人的名字“赵先生”，而这封邮件是我要发送给“卢先生”的。最尴尬的是，这两人是同行，而这两家公司是竞争对手。等我想到撤回邮件时已经来不及了。幸好错发的对象是平时为人比较大度的卢先生，而不是很敏感的赵先生。我立刻打电话向卢先生道歉，卢先生只是哈哈一笑。如果是错发给了赵先生，指不定他要到老板那里去闹得鸡飞狗跳的，还要让我们公司在业界留下坏名声。不过，千错万错，还是错在我自己。
Tips（关于邮件正文）：1、正文应简明扼要，如涉及事务很多，最好运用列表符号按序进行说明；2、如果邮件内容相同而要多次利用，建立一个工作邮件模板，直接调用模板；3、在正文中对重要内容进行提示时，不要滥用字体、字号、颜色等；4、最后，在发送之前再通读一下整封邮件，包括抬头和落款、收件人和抄送人栏等，更要避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。
乌龙4：收件人、抄送人傻傻分不清楚
因为忍受不了上一家小公司里按资排辈的风气，于是我忿忿离开，跳槽到现在这家外企公司。原以为和老外们接触，可以摒弃国人那套虚伪客套，谁知一封小小的邮件，险些葬送了我的前程。
由于我手头有个项目需要另一个部门的配合支持，于是我就给那个部门的同事发了邮件，收件人里第一位是对方部门的合作同事、第二位是我们部门的经理、第三位是对方部门的经理。当时我还暗自得意，这种事情当然要知会老大们，显得我多尊重他们呀！谁知道邮件刚发送没几分钟，我就被老大叫去了办公室：“你上一个老板没有教过你该怎么发邮件吗？你是在叫我们帮你完成这件事情吗？你知道邮件有抄送这个功能吗？我不想让人家笑话我的下属连邮件礼仪都不懂。”于是，我当场“石化”。
Tips（关于发送、抄送和转发）：1、收件人一栏，是指那些要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应的人；2、抄送人一栏，是指只需要知道这回事的人，他们并没有义务对邮件予以响应，当然如果他们有建议，也可以回复邮件；3、各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按收件人的所属部门排列、按收件人的职位等级从高到低或从低到高排列；4、转发敏感或者机密的信息时要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员。
乌龙5：发送邮件时漏了重要人物
作为一家世界500强企业的广告代理，在一次广告活动前，我们前前后后和对方交流过数次，大大小小的会也开了好几次，敲定了最终方案。等我熬夜改完企划书，赶在deadline前把邮件发出，自以为大功告成，谁知第二天上班却迎来了对方的质问电话，“为什么没有准时交出企划书？”我打开电子邮箱一看，原来我发送、抄送了一大群人，却独独漏了对方的负责人。于是我只能连连道歉，承诺马上把企划书再发一遍。
还好对方负责人大度，如果我因为发送邮件的失误害得公司丢了“煮熟的鸭子”，这个罪责恐怕不是我能承担得起的。
Tips（关于联系人群组）：如果在工作中经常要与固定的一群人有邮件来往，如同部门同事、客户等，而你又不能确定你能记清楚所有人的话，不妨在Outlook新建栏里选择通讯组列表，将需要群发邮件的一组人编成一个组，这样你在发送邮件中就不会因为漏了谁而影响工作了。
看完了发生在网友身边的乌龙案例，学习了职场工作邮件中礼仪，相信大家应该对如何发工作邮件有了初步的认识了吧？归结到底，浓缩为一句话：要谨慎地发送有必要的邮件！
作者：51job 网络编辑部（51job论坛专属微博http://weibo.com/51jobber 期待您的关注）
数据来源：51job
乌龙1：说好的附件不见了
正式上班的第一个星期，我便赶鸭子上架似地恶补了Office软件知识，因为我还是第一次接触Outlook，所以免不了发生一些“乌龙事件”。有一次，我发送邮件时要带上个附件，问题就来了：等我写上标题，写好了正文，检查了收件人、抄送密送等各个环节后，自以为万无一失地寄出去了，却唯独漏了附件！并且我还在正文里郑重其事地写道“详情请看附件”，那真是尴尬，只好重新再发一遍邮件，但这样的邮件会给同事和上司留下不谨慎的印象。写工作邮件也能反映出个人工作能力，透过工作邮件能看出一个人做事是否严谨踏实，所以发送邮件之前，每个地方都要细心检查，不要一味地追求速度，毕竟“欲速则不达”嘛！
Tips（关于附件）：1、如果工作邮件中带有附件，应在正文中提示收件人查看附件；2、当邮件带有多个附件时，应在正文中对各个附件的内容作简要说明；3、附件数目不宜超过4个，当附件数目较多时应打包压缩成一个文件；4、由于不少企业对邮件的附件大小设限，因此附件总容量一般不宜超过3MB，如果容量过大，应分割成几个小文件分别发送；5、如附件是特殊格式的文件，因在正文中说明打开方式，以免影响收件人使用。
乌龙2：不该回复所有人的却回复了
最近我们部门正和公司其他部门商讨有关EDM产品的项目合作，由我们提供内容支持，技术开发的人员负责制作与发送，而市场公关人员则在其中牵线搭桥。我是代表我们部门的直接负责人，平时只与市场公关部直接负责该产品的员工Moore联络较多，与其他部门负责该项目的同事则接触较少。三方合力，产品终于正式上线了，Moore给涉及该项目的三个部门的几位直接负责人群发邮件以通知，并表示感谢。我身在其中，也得回礼吧，于是回复邮件感谢了Moore。结果，邮件刚发出去，我喜悦的心就凉了半截——本只打算发给他一人的邮件被我错按成了“回复全部”，而邮件抬头却只提了“Moore”，这下让我好不尴尬！特别是我在邮件里还提到了我俩在合作初商议的具体事宜，而其中部分事宜本是我俩私下统一口径、不对其他技术开发人员公开的……
Tips（关于回复技巧）：1、及时回复邮件。收到他人的重要电子邮件后，理想的回复时间是2小时内。对于一些优先级低的邮件的回复一般不要超过24小时。如果你在出差或休假，应该设定自动回复功能提示发件人，以免影响工作；2、区分“答复发件人”和“全部答复”。如果只需要收件人单独知晓的事，或你对发件人的邮件提出异议，单独回复给发件人即可；如果你对发件人提出的要求作出了结论性响应，应该“答复全部”。在点击“回复全部”前，要三思而行！
乌龙3：邮件正文的抬头写错
工作数年，自恃对Outlook很熟悉，所以有一次经理让我发合作协议样本给多个合作伙伴的时候我就大意了。因为协议样本都相同，整封邮件的内容描述和措辞也都相同，所以发完几封邮件之后，我就把这个流程视为机械性操作，脑子也不动地换了一下收件人，就按下了发送键。
这一发送出去，我才突然想起来，由于直接拷贝了上一封邮件的内容，在邮件正文中的抬头上赫然写着上一封收件人的名字“赵先生”，而这封邮件是我要发送给“卢先生”的。最尴尬的是，这两人是同行，而这两家公司是竞争对手。等我想到撤回邮件时已经来不及了。幸好错发的对象是平时为人比较大度的卢先生，而不是很敏感的赵先生。我立刻打电话向卢先生道歉，卢先生只是哈哈一笑。如果是错发给了赵先生，指不定他要到老板那里去闹得鸡飞狗跳的，还要让我们公司在业界留下坏名声。不过，千错万错，还是错在我自己。
Tips（关于邮件正文）：1、正文应简明扼要，如涉及事务很多，最好运用列表符号按序进行说明；2、如果邮件内容相同而要多次利用，建立一个工作邮件模板，直接调用模板；3、在正文中对重要内容进行提示时，不要滥用字体、字号、颜色等；4、最后，在发送之前再通读一下整封邮件，包括抬头和落款、收件人和抄送人栏等，更要避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。
乌龙4：收件人、抄送人傻傻分不清楚
因为忍受不了上一家小公司里按资排辈的风气，于是我忿忿离开，跳槽到现在这家外企公司。原以为和老外们接触，可以摒弃国人那套虚伪客套，谁知一封小小的邮件，险些葬送了我的前程。
由于我手头有个项目需要另一个部门的配合支持，于是我就给那个部门的同事发了邮件，收件人里第一位是对方部门的合作同事、第二位是我们部门的经理、第三位是对方部门的经理。当时我还暗自得意，这种事情当然要知会老大们，显得我多尊重他们呀！谁知道邮件刚发送没几分钟，我就被老大叫去了办公室：“你上一个老板没有教过你该怎么发邮件吗？你是在叫我们帮你完成这件事情吗？你知道邮件有抄送这个功能吗？我不想让人家笑话我的下属连邮件礼仪都不懂。”于是，我当场“石化”。
Tips（关于发送、抄送和转发）：1、收件人一栏，是指那些要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应的人；2、抄送人一栏，是指只需要知道这回事的人，他们并没有义务对邮件予以响应，当然如果他们有建议，也可以回复邮件；3、各收件人的排列应遵循一定的规则，比如按收件人的所属部门排列、按收件人的职位等级从高到低或从低到高排列；4、转发敏感或者机密的信息时要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员。
乌龙5：发送邮件时漏了重要人物
作为一家世界500强企业的广告代理，在一次广告活动前，我们前前后后和对方交流过数次，大大小小的会也开了好几次，敲定了最终方案。等我熬夜改完企划书，赶在deadline前把邮件发出，自以为大功告成，谁知第二天上班却迎来了对方的质问电话，“为什么没有准时交出企划书？”我打开电子邮箱一看，原来我发送、抄送了一大群人，却独独漏了对方的负责人。于是我只能连连道歉，承诺马上把企划书再发一遍。
还好对方负责人大度，如果我因为发送邮件的失误害得公司丢了“煮熟的鸭子”，这个罪责恐怕不是我能承担得起的。
Tips（关于联系人群组）：如果在工作中经常要与固定的一群人有邮件来往，如同部门同事、客户等，而你又不能确定你能记清楚所有人的话，不妨在Outlook新建栏里选择通讯组列表，将需要群发邮件的一组人编成一个组，这样你在发送邮件中就不会因为漏了谁而影响工作了。
看完了发生在网友身边的乌龙案例，学习了职场工作邮件中礼仪，相信大家应该对如何发工作邮件有了初步的认识了吧？归结到底，浓缩为一句话：要谨慎地发送有必要的邮件！
作者：51job 网络编辑部（51job论坛专属微博http://weibo.com/51jobber 期待您的关注）
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- 更新时间: 2017-09-26
