近期，研究人员发现许多存储在 Google Drive、Slack 和其他协同工作应用程序等平台上的敏感文件都“闲置”已经数月甚至数年，从 Metomic 发布的 "金融服务数据安全状况 "报告来看，这不仅使得企业处于数据泄露的安全风险之中，也给个人及其雇主带来了巨大的数据安全威胁。
调查结果表明，全球范围各行业都缺乏基本的数据管理监督，尤其是经常处理大量个人身份信息（PII）的金融服务机构，其中 86% 的文件在 90 天内没有更新，70% 的文件在一年多内没有更新，48% 的文件在两年多内没有更新。
这些 "陈旧已久的数据 "可能为身份信息盗取和数据安全漏洞敞开了大门，给个人、企业和社会带来严重的数据安全问题。特别是在纳税季，许多民众都会在数字平台上使用纳税服务系统。据美国财政部报告，2023 年有超过 100 万份报税表被标记为“存在潜在身份盗窃风险”，超过 63 亿美元的退税需要更进一步审查。
从美国国家纳税人权益保护机构发布的年度报告来看，同年，美国国税局身份盗窃受害者援助计划受理了 294138 份个人案件。更令人震惊的是，身份信息窃取盗窃在不到五年的时间里增加了两倍。Metomic 公司首席执行官 Rich Vibert 表示，包含社会安全号、财务信息、信用卡号等大量敏感信息的文件处于被遗忘的数字文档“深渊”中，造成了持续性的数据安全威胁，尤其是对金融服务行业的企业而言，更是影响深远。
当下的研究结果显示，很多企业允许大量过时、陈旧的文件占用其基于云的应用程序的空间，从而带来了不必要的数据安全风险。因此，企业的 IT 和安全团队需要有更完善的数据处理机制以及设备，以便全面了解谷歌文档和 Slack 等协同工作应用程序，从而更好地管理这些文件，并删除任何存在安全风险的数据。
研究人员还发现了以下问题：
在分析 Google Drive 的访问级别时，Metomic 发现 2% 的 Google Drive 文件是公开共享的，18% 是全域可用的（与文件所有者拥有相同电子邮件域的任何人），22% 是与外部域共享的，88% 存储在用户的私人驱动器中；
在企业内部，会计、法律、人力资源、采购和客户成功部门比其他业务部门更有可能共享敏感数据；
在被标记为包含敏感数据的公共文件中，1% 包含支付卡信息和支付数据，而在外部文件（组织外部共享的文件）中，这一数字上升到了 3%；
企业正面临日益严重的数据泄露安全挑战： 各行各业管理的敏感数据量每月都在以 1.3% 的速度增长。
最后，网络安全专家强调，金融服务业的员工、合作伙伴、客户和供应商之间传递的数据大多包含个人身份信息，尤其容易受到“陈旧数据”的影响。不仅如此，企业当下保留的文件数量仍旧在持续增加，并且未来几年只会越来越严重，可能会导致越来越多的身份盗窃、恶意网络安全攻击和数据泄露，从而使整个行业陷入瘫痪。
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