众所周知，信息系统从其规划阶段到安装调试阶段会产生大量的技术和管理类的文档，如何对这些文档进行有效地控制和管理成为当今it项目管理中的一个重要课题，解决此问题的办法就是配置管理。本文从论述信息系统文档的作用谈起，将详细介绍配置管理在软件项目管理工作中的重要性。
一、信息系统文档管理
软件项目的整个生命周期中文档管理是开发应用的一部分，没有正式文档的软件项目开发，就不是规范标准的软件项目。笔者在担任信息系统管理员工作实践体会到技术文档是在项目中有以下几方面的作用。
1.作为公司软件资产的项目文档中包含了有关系统结构的基本思想这些可以为以后的项目所利用。
2.项目技术文档可以帮助系统开发人员通过审阅以往系统的技术文档查明系统什么部分已试验过了，什么部分运行得很好，什么部分因某种原因难以运行而被排除等问题。
3.文档是it项目中用户和系统分析人员，系统开发人员与测试人员，系统维护人员与客户交流的重要的手段通过纸质或电子的文档可以避免项目相关干系人之间存在的矛盾和口述无评现象。
文档是记录系统的痕迹，是系统各种参与者之间的沟通工具。但是，在目前的it项目的研发过程中普遍存在着不论是项目管理人员还是项目开发人员不重视项目技术文档的现象。那么如何在系统文档的开发过程中进行有效的控制和管理，如何进行文档的分发并保证每个使用者都有相同的拷贝，这是文档管理中的重要的课题，解决这个问题的唯一办法是配置管理。
二、软件配置管理
信息系统项目的对象是信息系统，它和传统的制造产品有着很大的差别，这些差别决定了信息系统项目必须相应地采取特殊的措施，否则无法达到其目标。但是，由于在当今软件开发活动中由于缺乏必要配置管理流程和工具很多软件企业在日常开发工作中都会遇到诸如组织知识和过程财富流失，项目成员不能及时了解项目进展状况，缺乏实现并行开发手段，无法有效管理和跟踪变更等问题。那么配置管理在it项目管理中到底能起到什么作用呢?
笔者通过在学院担任系统管理员工作实践中，积累了关于如何根据软件公司的规模和研发力量制定配置管理的策划，如何进行配置管理的审计和配置管理与项目变更之间的关系等方面经验和教训与大家共享。
（一）多重维护问题
在日常开发工作中经常会出现并行开发的需求，比如对于某个项目可能要在开发新版本同时继续对先前版本进行必要维护或者针对某个特定版本需要针对区别客户同时进行客户化修改等等，在并行模式下区别开发人员可以同时编辑修改某文件并行开发有可能产生冲突，但是，却能够提高开发效率。如果没有配置管理工具支持进行并行开发将十分困难单单通过人工操作往往会造成修改过bug重复出现或者几个人进行相同工作产生不必要浪费。
同时，一个文档的几个拷贝在不同的地方使用时，或者若干个文档中含有一些共同的内容。如果一个用户发现了一个文档出现了问题便直接进行修改，或者几个用户发现了问题各自都做了修正，这样文档就不一致了。
这是配置管理最容易解决的问题，用户需要修改某个文档时，必须从配置库中检出该文档，修改后再检入，每个用户需要该文档时都从配置库中检出目前最新的文档。同时，采用配置管理活动的一种系统化的文档标志版本，并控制版本的并更采用统一的备份规定，可以避免丢失版本或不知版本。
（二）建立组织知识和过程财富
现代社会竞争激烈人员流动频繁，如果由于没有必要配置管理流程和工具，那么项目中产生的大量文档和代码等知识财富必然缺乏统一的管理，随意地保存在项目经理和软件工程师各自机器里往往会硬盘故障或人员离职而永远消失，软件导致组织的数字财富因为缺乏必要配置管理而白白流失。
通过建立公司的组织级的知识及过程财富库可以实现软件复用。软件复用是现代软件工程中重要思想，是提高软件产品生产效率和质量重要手段。软件产品是个公司宝贵财富，代码可重用性是相当高，如何建好知识库，用好知识库将对公司优质高效开发产品产生重大影响，但如果没有良好配置管理流程，那么软件复用效率将大打折扣，比如对于复用代码进行了必要修改或改进却只能通过手工方式将发生变更传递给所有复用，该软件项目效率如何可想而知，另外由于缺乏进行沟通必要手段，各个开发人员各自为政编写代码，不仅风格迥异而且编码和设计脱节，往往会导致开发大量重复难以维护代码。
（三）便于项目成员及时了解项目进展状况
现代软件工程思想认为越早发现缺陷和风险采取相应措施代价越小。配置管理的重要作用就是要提高软件开发过程中可视性，使得问题能够被及时发现。然而由于缺乏配置管理流程和工具支持部门主管无法确切得知项目进展情况，即便是项目经理也不知道各个开发人员具体工作项目进展，随意性很大，所有问题往往都会集中到项目里程碑时起出现，这必然会造成巨大开销其结果往往是容忍部分缺陷存在或者延误开发周期所有问题，只能寄希望于最终实施时再解决项目实施工作因此变成了无法汇报、无法理清、无休止维护。有效的配置管理流程和配置管理活动可以使项目团队通过和配置管理工具可以在任意工作场合随时的了解项目的进展情况，有利于提高项目的开发效率。
（四）有效管理和跟踪变更
软件的一个显著特点就是用户需求的任意变更。由于在项目的调研阶段系统分析人员没有完全了解用户对系统功能或性能方面的需求，所以经常会出现在项目的任意阶段用户提出新的系统需求。如果项目团队没有配置管理将无法对软件变更进行有效记录、跟踪和控制。当项目发生变更时项目团队可以通过配置管理工具管理变更活动，避免项目进度的延迟。
三、总结
项目技术文档不仅是系统维护人员的指南而且还是系统开发人员与用户交流的工具，it项目通过配置管理活动可以有效地管理项目技术或管理类的文档提高项目的研发效率的同时，也为公司积累的组织级财富，便于今后的项目共享。
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