三、分类处理
以上的四类事件,该如何分别处理呢?
很显然,最优先做的,是做重要紧急的事情,我想这谁都知道。而且这类事件,一般都是很容易标识出来的,也是非做不可的,人们一般都不会忘掉。
但是,并不是所有的事件都是重要紧急的。重要紧急的事件,一般都是救火类的事件,也就是说,是因为工作不好,或者一些意外造成的。那么,我们的正常工作中,充满了其他三种类型的事件,又应该如何各自的时间分配呢?
同样很显然,不紧急不重要的事情,尽量不要做。但是这个说起来容易,做起来却不容易。因为这类事件既然列出来了,就会有其诱惑性。例如很多人喜欢看电视,喜欢打游戏,喜欢看小说等等。就算在工作中,这类事情也是每个人都喜欢做的事情。很多项目经理会安排自己去编码,就是因为技术出身的,往往就喜欢去编码。所以说,这类事情,需要克制住,一定要克制住自己去做不重要不紧急的事情的冲动。
那么,剩下的2和3,需要怎么处理呢?
一个很普遍也很正常的理解,就是先做紧急不重要的,再做重要不紧急的。
坦率来说,这个想法也很正常。既然事情很紧急,那么我当然需要马上处理。重要不紧急的事情,等有空再说吧。
其实,很不然!
紧急不重要的事情,往往都是些日常的工作,都是或者都是些助人为乐的工作,容易做,周期又短,对将来不会造成多大的影响。也就是说,做了最好,不做也影响不大。但是,重要不紧急的事情,一般都是对将来会造成影响的事情,这类事情,往往都是不愿意做、周期长、难做的事情。
打个比方吧。项目组的新人比较多。项目经理需要整理一份技术培训资料,给新人们集中培训。这个就是重要不紧急的。而新人们有时候碰到问题,就直接跑来找项目经理求助,项目经理需要去帮他们解决问题,这就是紧急不重要。
如果项目经理频繁的打断手头上的事情,去帮新人们解决问题,则技术培训资料迟迟无法做出来,那么新人们的问题就会层出不穷,绵绵不断。这个就是个恶性循环。
如果项目经理能够果断的先出培训资料,争取早日把培训做起来,则问题会逐渐减少,这就是个良性循环。
还有一个更生动的例子。假如你在洗澡,满身都是泡泡,这个时候听到来了一个电话。接电话就是紧急不重要的事情,如果你去做了,结果就是满地的肥皂泡泡要打扫,就造成了一堆的紧急不重要事件。
所以说,要想把时间控制在自己手上,最需要做的事情就是:
重要不紧急
这类事件,周期长,难度大,所以需要日积月累的去坚持。这才是解决问题的王道。
四、疑点分析
很多人都会说,说起来容易做起来难。我们来分析几个疑点的地方。
1、紧急不重要的事情层出不穷,怎么办?
还是用刚才那个例子,如果新人们的问题不断,我总不能放任不管吧。
其实,就算你不立即去帮他们解决问题,他们也只是郁闷一阵子而已。这种时候,可以让他们先把问题都整理出来,整理清楚,并尝试着自己解决。然后在某个固定的时间段内(例如每天下午2点到3点之间),你集中帮他们解决即可。或者可以把解决问题的事情分摊在项目的其他几个技术高手身上。
2、一下子又做不完的事情,总是没有动力去做。
这类事件,一般都不是立马见效的。需要制定一个长期的计划,每天都安排固定的时间去做。不管多少,要保证每天都有进展。
3、我喜欢做的事情,就没时间做了啊。
相信我,只有把重要不紧急的事情做完备了,才会有更多的时间去做你喜欢做的事情。瘦和尚挖井成功了,就会有更多的时间游泳了。